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CHAPITRE 2 - DU CALCUL VIRTUEL À LA FACTURATION

A. Ajout de l’information sur la facturation

A.1 Paramètres d’évènements

A.2 Configuration du contrat

B. Traitement

B.1 Autofacturation et Contributions

B.1.a Liste des factures

B.1.b Liste des retenues à la source

CHAPITRE 2 - DU CALCUL VIRTUEL À LA FACTURATION

A. Ajout de l’information sur la facturation

A.1 Paramètres d’évènements

La gestion de paramètres d'événement est nécessaire seulement SI vous avez l'intention d’utiliser le module d’AUTOFACTURATION.

A.1 Facturation

Convenablement gérés les Paramètres d'événements assureront que la facturation et les contributions employeur/employés seront calculées correctement. Le traitement utilisera ces configurations pour tous les contrats de l’entreprise. Ce faisant, les dates de facturation et les retenues à la source  seront normalisées sans tenir compte de la date effective des contrats. L'utilisateur devra donc s’assurer de l’émission conforme des contrats.

Il est donc primordial que vous configuriez ces champs pour les adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise.

La date de début et de fin délimiteront la PÉRIODE de TRAITEMENT pour la facturation et les retenues à la source. Ces dates seront utilisées comme date de défaut pour chaque division à moins de spécifications autres. La date de la première facture déterminera la facturation de départ de la procédure Nouvelle séquence. La période sera définie par le type de facture.

Lorsque ces dates sont délimitées, vous devez accéder à l’onglet Période de facturation pour demander une Nouvelle séquence afin d'obtenir la liste des dates des procédures de facturation. Ces dates prédéterminées seront utilisées par le module de facturation pour calculer la prochaine facture. Si vous changez les dates de début et de fin, vous devrez définir une Nouvelle séquence, en cliquant sur l'option d'Initialisation pour assurer l'ordre approprié.  

Vous pouvez cocher les boîtes Réglé si vous ne souhaitez pas l’affichage des factures.

 Deux (2) options sont disponibles avec le moteur de facturation.

-          L’option no 1 qui est recommandée produira la facture à l'aide du moteur  Calcul de banque individuel. Cette option accélérera rigoureusement les procédures de facturation et de contributions de l'employeur car le système effectuera et stockera le calcul individuel après chaque mouvement des employés. Cette information stockée sera utilisée pour produire la facture et le calcul de l’employeur.

-          Cette option exigera de demander l'option Calcul de groupe une fois que les contrats aussi bien que la liste des employés auront été saisis. L'option Calcul de groupe est également nécessaire quand des changements sont apportés aux contrats ou aux contributions de l'employeur et qu’ils affectent la majorité des employés. L’assistant intégré avertira automatiquement l'utilisateur quand cette procédure sera nécessaire.

-          L’option Calcul de groupe devrait être perçue comme un outil servant à renverser ou contrôler le calcul global suivant les entrées ou les changements incorrects qui ne devraient pas nécessiter le recalcul pour tout le groupe.

-       L'option no 2 Calcul durant le processus de facturation  est la norme originale. Elle produira une facturation ad hoc et effectuera le calcul individuel pour chaque employé. Cette option devrait être évitée et utilisée seulement lors de la première conversion des dossiers Allegroupe à C-surance.ca. Lorsque le dossier est converti, l'utilisateur sera invité à suivre la procédure de conversion pour s'assurer que la dernière facture sera faite en utilisant l’option Selon la banque de calcul.

Note : L'option  apparaîtra sur la liste de gestion seulement lorsque que vous quitterez le dossier de l’entreprise.

Vous pouvez choisir le Type de facturation mensuel ou 28 jours.  

Pour l’Engin de compte à recevoir, vous devrez choisir le compte de l’entreprise sauf si vous désirez facturer chaque employé individuellement comme pour un groupe association.

Le Mode de création de facture contrôlera l'information de calcul de la banque individuelle à laquelle vous pouvez accéder pour chaque employé. Selon vos spécifications, il vous sera possible de visualiser à partir du dossier de l’employé, l'information de facturation pour :

o la facture courante seulement,

o factures jusqu'au prochain renouvellement ou

o factures jusqu'à la fin de l’année fiscale.

Le jour de facturation est utilisé pour des procédures automatiques de facturation. En se servant de l’assistant intégré, l'utilisateur peut se servir de cette date pour définir quand les activités automatiques de facturation du mois peuvent être traitées sans surveillance.

La période de calcul de facturation sera sélectionnée pour assurer le processus de facturation.

La période de calcul de salaire doit être définie pour assurer le procédé de contribution de l’employeur

Le paiement préautorisé (facultatif) devrait être activé seulement lors de la gestion de regroupement pour permettre des paiements préautorisés directs.

La sélection des règles de validation de changement fait en sorte que les règles économiques qui ont été créées dans le traitement du contrat sont activées.  

A.1.b Onglet des retenues à la source

La configuration des retenues à la source définira les valeurs par défaut pour toute l'entreprise. Cependant, la configuration des divisions prévaudra pour les sélections de la division.

La date de la première retenue à la source affectera la création du premier rapport de retenues à la source  des EMPLOYÉS.

Le nombre de déductions par année contribuera au calcul de la période d'échéance du premier rapport et servira de signal d'alarme si la date de la période n'est pas logiquement conforme à ce nombre.

A.2 Configuration du contrat

Pour compléter son contrat, l'opérateur cliquera sur l'option Listes  située à gauche au bas de votre écran. Ce faisant, il aura accès aux modules nécessaires dont la Liste des contrats  .

Paramètres et configuration

L'onglet Paramètres et configuration permettra de définir les modalités et les conditions traitement de l’admissibilité, les procédures traitement des mouvements, ainsi que toutes autres conditions spécifiques au contrat.

Le traitement de l’admissibilité tient compte de l'inscription automatique basée sur les états de chaque garantie tandis que l'activation manuelle exigera une l'intervention humaine pour confirmer l'admissibilité.  Le traitement de l’admissibilité peut être contourné en forçant l'admissibilité de l’employé dans le dossier de l’employé.

Les traitements des mouvements définiront quand et comment les changements doivent être traités. Diverses options sont disponibles pour répondre aux conditions du contrat de l’assureur ainsi qu’aux besoins de l’entreprise.

L’option  Activer l’autofacturation  doit être cochée pour permettre de gérer l’autofacturation.

Diverses boîtes de sélection telles: le suivi des commissions, le traitement des factures ou les règles de changement sont disponibles en options basées sur le niveau d’accès de C-surance.ca choisi. Explorer les options avancées pour en apprendre plus.

B. Traitement

Votre dossier de gestion est maintenant complet. Vous êtes prêt à commencer à produire la facturation, les contributions ainsi que les différents rapports.

B.1 Autofacturation et Contributions

Le service d'autofacturation exigera le traitement mensuel de la facturation et des contributions employeur/employés basées sur le nombre de périodes de paie. Ce service assurera le calcul au prorata et le rapport cumulatif pour chaque employé, tenant compte de l’année fiscale qui sera incorporée dans le rapport des déductions à la source. En utilisant ce module, le système produira tous les rapports pertinents à faire parvenir aux assureurs.

B.1.a Liste des factures  

Si chacune des activités précédentes est traitée correctement, la prochaine étape sera simple et automatique.

En accédant l’option Liste factures, vous devrez cliquer sur le bouton   Nouvelle facture  pour demander votre première facture.

Lorsque cette requête est faite, vous devrez confirmer les activités de facturation pour la période choisie. Si ces dates ne reflètent pas vos besoins, retournez à l’option A.4 Paramètres d'événements et inscrivez la date appropriée.

Puisque c'est votre première facture, si vous avez oublié de demander le calcul de groupe après avoir complété chacune des étapes d’A.1 à A.7, le système devrait vous indiquer un rappel. En cliquant sur Oui, le système déclenchera automatiquement la procédure de calcul de groupe. Cette procédure prendra un certain temps, si vous souhaitez empêcher ce calcul,  cliquez sur Non et faites vos modifications dans l'option de calcul de groupe.

Cliquez sur  avant de procéder, choisissez la première option et cliquez sur Exécuter pour effectuer le calcul de groupe ou sélectionnez l’une ou l’autre des options basée sur vos besoins.

Le processus précédent étant complété, cliquez sur le bouton de Nouvelle facture   le système devrait maintenant produire votre première facture.

Si vous devez faire des corrections et demander à nouveau le calcul de la facture, vous devrez ouvrir la facture et utiliser le bouton  Supprimer   de la barre de commande située dans la section supérieure de votre panneau de contrôle. Vous aurez besoin de valider chaque facture avant de pouvoir en produire une autre en cliquant sur le bouton de validation .  

Explorez librement les différentes options d’impression.

Si vous n’obtenez pas la facture voulue, vérifiez à l’aide de cette liste de contrôle :

-          A.4 Paramètres d’évènements

o         Vérifiez les dates de début et de fin

o         Avez-vous produit votre séquence de facture?

-          A.2 Division 

o    Vérifiez les dates de début et de fin

o    Assurez-vous de ne pas avoir de date de terminaison

-          A.6 Conditions du contrat

o    Assurez-vous de ne pas avoir de date de terminaison

o    Vérifiez la configuration de l'admissibilité et le traitement des mouvements

o    Avez-vous activer l’autofacturation?

o    Vérifiez le contrat et les dates effective des garanties

-    A.7 Informations des employés

o         Vérifiez la date d’embauche et la date effective

B.1.b Liste des retenues à la source 

Si chacune des activités précédentes est faite correctement, la prochaine étape sera simple et automatique. Vous devrez activer une facture avant de produire une liste de retenues à la source car l'information contenue dans la facture sera utilisée pour le calcul.

En accédant l’option Liste de retenues à la source, vous devrez demander une nouvelle contribution en cliquant sur le bouton  pour obtenir votre première contribution employeur/employés.

Cette procédure étant complétée, vous devrez confirmer la contribution pour la période choisie. Si ces dates ne sont pas conformes  à vos besoins, retournez à l’option A.4 Paramètres d’évènements et inscrivez la date appropriée.

Lorsque le calcul sera terminé, vous aurez accès à votre premier rapport de déductions à la source.

Si vous devez faire des corrections et demander à nouveau le calcul du rapport des déductions à la source, vous devrez accéder au rapport et utiliser le bouton Supprimer  de la barre de commande située dans la section supérieure de votre panneau de contrôle.

 Vous aurez besoin de  valider chaque contribution avant de produire le prochain rapport en cliquant sur le bouton de validation .

Vous pouvez obtenir de l'information plus détaillée pour un employé particulier en double-cliquant sur ce dernier.

En double-cliquant à nouveau sur la ligne d'information, vous aurez accès à des informations encore plus spécifiques.