Fonction Import/Export de la liste d’employés #25

Grâce à l’évolution technologique et l’adoption de plus en plus fréquente de la technologie chez les entreprises, il est courant pour vous d’obtenir un accès à une liste de dossiers employés qui serait sur un format Excel ou un format ASCI quelconque.

Pour vous donner l’occasion de capitaliser sur ces bases de données électroniques qui sont de plus en plus disponibles, vous retrouverez dans Allegoupe un environnement privilégié qui vous permettra de saisir ces informations et ensuite de les importer à l’intérieur de Allegroupe. Pour ce faire, Allegroupe vous offre deux formats, deux templates différents. L’un étant un template complet et l’autre, un template pour les projets, vous permettant de saisir les différents champs d’informations dans les différentes colonnes, selon des paramètres qui auront été clairement établis à l’intérieur du fichier de projet ou du fichier complet de template.

Après avoir sélectionné le template approprié pour votre besoin, Allegroupe déposera automatiquement une copie de ce template sur votre disque local. L’opérateur pourra ouvrir ce fichier en y ajoutant et en copiant les informations pertinentes. Il pourra sauvegarder le résultat de ce fichier sous un nom différent et significatif et qu’il lui sera facile de reconnaître lors de l’importation de ses dossiers dans Allegroupe. Ce fichier démo template pourra également être transmis au client qui pourra faire la saisie directement et la retransmettre au conseiller.

Il sera de la responsabilité de l’opérateur de saisir les bons champs d’information ou en utilisant les fonctions Copier/Coller de s’assurer de convertir certains champs d’information pour qu’ils puissent refléter la norme requise pour un transfert et une importation simple de la part de C-surance.

Lorsque l’opérateur aura complété correctement son fichier Excel, il pourra demander l’option d’Importation. À ce moment, C-surance ouvrira une boîte de dialogue, incluant la liste des différents fichiers externes pour permettre de retrouver le fichier concerné sujet à être importé à l’intérieur de notre base de données.

L’opérateur pourra alors sélectionner à partir de la liste des bases disponibles. De là, l’importance d’un nom significatif qui évitera toute interprétation erronée et l'importation du mauvais fichier à l’intérieur de la base de données.

Toujours conforme à sa mission de C-surance de vous fournir continuellement des outils simples et efficaces et idéalement, des plus intuitifs possibles, Allegroupe fournit régulièrement des boîtes de dialogue qui devrait vous permettre d’identifier facilement l’étape ou le traitement qui est requis à ce moment.

L’importation des données étant complétée, nous sommes maintenant en mesure de consulter l’information directement à l’écran.

Au besoin, l’opérateur pourra ajouter des informations, modifier des informations ou même, utiliser la fonction de remplissage automatique des champs vierges en utilisant l’option des Valeurs par défaut.

Pour tenter de prévenir, autant que possible, les erreurs humaines et d’inattention, Allegroupe présentera à différents endroits des modules de gestion de validation. Par exemple, le module de synchronisation avec Allegroupe permettra de valider si nous avons saisi par erreur un ou plusieurs dossiers en double.

Lorsque la saisie de l’information sera complétée à l’intérieur du module d’édition d’employés, il sera simple de transférer l’information directement dans Allegroupe. Pour ce faire, nous utilisons l’option Exportation vers Allegroupe  en sélectionnant l’item dans Allegroupe et nous demandons l’exécution de la commande.

Encore une fois, dans le but de prévenir contre les erreurs humaines, Allegroupe propose la synchronisation des données avec Allegroupe pour nous permettre d’éviter d’importer des bases de données dans lesquelles nous retrouverions des doublons.

L’exécution adéquate de chacune des étapes vous donnera maintenant accès à la liste des employés qui ont été importés qui se trouve à la suite ou à la fin des dossiers déjà existants.