| Présentation du module
Ce module vous permet de créer des lettes pré-formatés que vous pouvez transmettre par courrier et/ou courriel. L’utilisation des documents prédéfinis est utilisé pour le stockage des lettres. Vous pouvez utiliser Microsoft Word ou tout autre logiciel de traitement de texte pour créer les lettres pré-formatés. Il faut prendre en considération qu’une fois dans le module de document prédéfinis, le format du document est transformé en RTF (Rich Text Format).
Une liste de champs de formatage est disponible pour assurer la fusion des données avec les informations du destinataire de la lettre. Selon le langage (français/anglais) de la lettre il est important d’utiliser les champs selon celle-ci.
Exemple d’utilisation:
- Communiquer aux employés;
- Lettres aux personnes ressource de l’entreprise;
- Lettre avec format de l’adresse disposé pour enveloppe à fenêtre;
- Etc…
Aperçu de l’écran
- Le bouton "Documents" permet d’ouvrir le module de documents prédéfinis pour sélectionner et/ou créer une lettre pré-formatée;
- Le bouton "Lettre info" permet de faire la fusion des champs;
- Le bouton "Imprimer" permet l’impression de la lettre;
- Le bouton "Courriel" permet l’envoie électronique. (si adresse courriel disponible)
Utilisation du module
Le module de lettre est disponible au niveau de l’écran de gestion de l’entreprise, personne ressources de l’entreprise et au niveau des dossiers des employés à l’aide du bouton suivant:
Lors de l’impression ou de l’envoie par courriel, l’information est conservée en historique dans la vue d’ensemble du dossier de l’entreprise. Les lettres imprimées sont conservées sous le filtre « Lettres », les envoies par courriel sont conservés sous le filtre « Courriels ».
Champs de formatage permis pour fusion des données
|
Français |
Anglais |
Description |
|
[DESTINATAIRE] |
[SENDTO] |
Nom et prénom du destinataire |
|
[ADRESSE] |
[ADDRESS] |
Adresse du destinataire |
|
[VILLE] |
[CITY] |
Ville du destinataire |
|
[PROVINCE] |
[PROVINCE] |
Province du destinataire |
|
[CODEPOSTAL] |
[POSTALCODE] |
Code postal du destinataire |
|
[SALUTATION] |
[SALUTATION] |
Salutation (si disponible) |
|
[TITRE] |
[TITLE] |
Titre de la personne |
|
[NOMCOMPAGNIE] |
[COMPANYNAME] |
Nom de l’entreprise |
|
[NOM] |
[LASTNAME] |
Nom de famille |
|
[PRENOM] |
[FIRSTNAME] |
Prénom |
|
[EMAIL] |
[EMAIL] |
Adresse courriel |
|
[DATE] |
[DATE] |
Date du jour |
| |
|
| |
