Il existe plusieurs outils disponibles pour assurer la saisie ainsi que la maintenance des listes d’employés.
Nous avons exploré dans le chapitre 1 la procédure pour l’importation des employés à partir d’un fichier Excel. Cette méthode est la plus simple et la plus naturelle pour les utilisateurs non initiés de C-surance.ca d’inscrire les nouveaux employés dans la base de données.
Deux autres outils sont disponibles pour permettre de saisir les nouveaux employés ou encore, d’apporter des modifications. La gestion des masses d’employés est une activité très particulière associée à la gestion des employés en assurance collective. MDI a donc créé des outils spécialisés pour simplifier et optimiser avec un minimum d’effort, les opérations propres à cette profession.
Cliquez sur le bouton pour créer individuellement chacun des nouveaux dossiers d’employés. Un écran Dossier employé sera alors affiché pour vous permettre de saisir l’ensemble des informations. Cet écran permettra un maximum de contrôle sur le contenu des champs à saisir. Les cases cases représentent des informations obligatoires pour une gestion conforme de l’information et le traitement. Les cases jaunes sont des champs optionnels mais fortement recommandés.
Pour assurer l'entretien approprié des mouvements, vous devrez cliquer sur bouton + pour éditer la partie inférieure de cet écran. Dès que vous aurez cliqué sur +, le système affichera une date effective et l’objet de la modification.
Les champs de saisie sont contextuels avec les saisies précédentes. Par exemple : les garanties activées dans le projet ou dans les contrats seront disponibles pour la saisie des statuts de chacun des employés. Lorsqu’un dossier est créé, vous pouvez accéder au dossier directement en double-cliquant sur l’employé visé à partir de la Liste des employés.
En cliquant sur le bouton ou sur le clic de droite de la souris, l'utilisateur peut accéder à une liste de rapports ou de modules disponibles.
Ces options seront basées sur le rôle actuel et l'autorisation de l'utilisateur. Nous vous invitons à explorer librement les diverses options disponibles.
Lorsqu'un employé est créé, vous pouvez éditer l'information du dossier de chaque membre.
Pour ce faire, double-cliquez sur le dossier de l’employé, modifier les champs nécessaires.
Pour assurer le calcul approprié des activités d'auto-administration, C-surance.ca permet la gestion d'événements et conservera l'historique des changements apportés.
Pour assurer le calcul approprié des changements, vous devrez créer les différents événements chaque fois que cela sera requis.
Pour ce faire, cliquez sur le bouton, inscrivez la date du changement et choisissez l'objet de la modification.
Vous pourrez alors effectuer les changements nécessaires.
Ces changements étant complétés, cliquez sur le bouton de calcul pour obtenir le calcul instantané des changements apportés.
L'utilisateur devra valider le nouveau calcul en s’assurant que le système traite les changements prévus. Ceci devrait contribuer à prévenir les erreurs humaines.
Un utilisateur autorisé peut faire la demande des changements qui seront supervisés.
Afin de faciliter les procédures pour le superviseur, C-surance.ca fournira une interface simplifiée.
D’abord l'utilisateur supervisé obtiendra un sous-ensemble des options standard de changement et de gestion disponibles.
Ceux-ci limiteront ses activités :
- Visualisation de l’historique des évènements en employant les flèches
- Création d'une requête de changement en cliquant sur au lieu de faire un changement.
Cliquer sur le bouton fera apparaître un nouvel écran simplifié contenant quatre (4) onglets.
Chacun de ces onglets fournira à l'utilisateur l'occasion de faire tous les changements requis.
L'utilisateur aura également accès à cinq (5) fonctions. La première fonction permettra le calcul rapide du dossier affiché. Cela peut être utile pour obtenir un scénario avant et après ou pour créer une hypothèse.
Lorsque le calcul est effectué, l'option d’impression permettre de produire un rapport individuel de l’employé en temps réel.
Cette étape étant complétée, l’utilisateur peut choisir l'une ou l'autre des options suivantes:
- Envoyer la demande du changement au superviseur
- Laisser la transaction en suspens pour compléter l’information sur l’employé ou
- Fermer la transaction en ignorant tous les changements demandés.
Cliquez sur le bouton pour accéder à un module spécialisé et permettre l’édition massive d’employés. L’éditeur d’employés a été créé pour répondre aux spécificités particulières de la maintenance des dossiers d’employés dans un environnement de gestion de l’assurance collective.
L’éditeur d’employés est un outil utilitaire pour permettre de traiter en bloc les informations sur les employés. Lors de l’appel de cet éditeur, le système proposera d’importer la liste des employés de la base principale et active vers l’éditeur.
Un écran de sélection proposera différentes options d’importation mais suggérera par défaut, l’importation de Tous les employés dans C-surance.ca.
Il suffira alors de cliquer sur Suivant.
L’information des dossiers des employés sera transférée dans le module d’Édition.
L’Éditeur de liste d’employés offre une série d’outils et de fonctionnalités qu’il est important de découvrir.
En premier lieu, il est important de se rappeler que comme le système peut conserver l’historique des mouvements (selon les options actives et le niveau de puissance choisi), il faut identifier le type de mouvement. De même, vérifier les dates de saisies et d’entrées en vigueur.
Par défaut, le système définira la liste des champs qui sont affichés pour cette fonction d’édition. Les garanties sélectionnées dans le projet ou le contrat définiront automatiquement les champs de garanties qui seront affichés.
L’option permet à l’opérateur de modifier à son gré la liste des champs qui seront présentés sur la grille d’édition pour chacun des employés.
Un écran simple permet de sélectionner en détail chacun des champs
Le bouton de droite
permettra d’importer de la banque C-surance.ca les plus récents « templates » standards pour faciliter la sélection automatique des bons champs d’affichage.
L’opérateur peut trier (en ordre croissant ou décroissant) n’importe quel champ disponible de la liste en cliquant sur le titre.
IMPORTATION EXCEL :
Pour ajouter de nouveaux employés, il est possible d’importer une liste d’employés à partir de fichier externe.
Un menu d’importation s’affichera permettant de sélectionner le fichier à importer.
S’il est nécessaire d’accéder au fichier « template » Excel, il sera possible de l’importer sur son disque local en cliquant sur le bouton .
SAISIE MANUELLE
Pour ajouter de nouveaux employés sur la liste, il existe 2 méthodes :
- Utiliser le de avant chaque ajout ou
- cocher l’option qui automatisera le processus automatiquement.
Pour supprimer un employé, il faut utiliser le bouton .
N.B. Un employé qui a été importé de la base de données active ne peut être supprimé. Il sera éliminé de la liste de l’éditeur mais pas de la liste active. Seul un nouvel employé créé dans la session de travail peut être détruit.
VALEURS PAR DÉFAUT :
L’opérateur pourra saisir individuellement chacun des champs d’information ou encore mieux, utilisera la fonction d’inscription automatique de valeurs par défaut.
Deux options sont disponibles :
- Permet de sélectionner une ligne d’information comme valeur par défaut.
- La sélection du bouton central de la série suivante permettra d’accéder la liste des valeurs par défaut qui sont disponibles pour activer les valeurs recherchées.
MDI fournit automatiquement des valeurs par défaut pour les cinq (5) plans de base. Il suffira donc de sélectionner le plan désiré et cliquer sur le bouton activé.
Si les valeurs proposées ne vous conviennent pas, vous pouvez les modifier à volonté en éditant directement dans ce tableau les valeurs requises.
Vous pouvez créer vos propres banques de valeurs par défaut et les ajouter à la liste présentée. Pour ce faire, vous devez saisir les différents champs de valeurs par défaut sur l’écran de saisie des employés puis appuyez sur le premier bouton de la série.
COMPLÉTER LES DOSSIERS INCOMPLETS :
Lors de l’importation de fichiers externes, il est possible que l’information importée ne contienne pas toutes les données nécessaires. Par exemple : Statut de garantie, Division, Classe, Date d’embauche, etc.
Vous pouvez :
- saisir manuellement les informations redondantes ou encore,
- utiliser la fonction des valeurs par défaut qui ont été définies dans l’opération précédente.
Pour utiliser les valeurs par défaut et les appliquer à des dossiers déjà existants, vous pourrez alors capitaliser sur la série de boutons suivants :
En cliquant sur le premier bouton, vous activez la fonction Insertion de valeur par défaut dans les champs vierges.
Automatiquement, vous constaterez que différents boutons sont désactivés alors que les quatre (4) autres de la série sont activés.
Maintenant que l’option est activée, vous pouvez sélectionner les dossiers des employés visés :
1. Manuellement et individuellement. Il faudra garder la touche Ctrl enfoncée et cliquer sur les dossiers cibles.
2. En utilisant le second bouton de la série pour sélectionner TOUS les dossiers ou le troisième pour les désactiver tous.
Après avoir identifié les dossiers, il suffira de cliquer sur le dernier bouton pour que le module comble les champs vides des valeurs définies dans votre banque de valeurs.
Pour désactiver la fonction, il faudra utiliser le quatrième bouton.
Attention : Il faudra être prudent lors de l’usage de cette fonctionnalité automatique. Rappelez-vous que le système remplira tous les champs vides de chacun des dossiers sélectionnés. Le tout sera fait sans distinction ni jugement humain. Si vous avez des champs très précis à combler, assurez-vous de créer les valeurs spécifiques.
Vous pouvez utiliser le tri des champs pour faciliter le ciblage de vos dossiers.
Vous pouvez utiliser le bouton Serrure pour fixer les premiers champs d’affichage qui seront constamment à l’écran alors que vous déplacez les champs vers la droite.
En sélectionnant le bouton Impression, le système vous permettra d’imprimer les informations pertinentes.
Le bouton vous donnera différentes options d’exportation:
Ø Dans C-surance :
Retourne l’info bonifiée dans la base de données active en ajoutant l’information comme un mouvement.
Ø Dans fichiers Excel :
o Les informations affichées seulement
o Toutes les informations disponibles
Ø Dans un fichier Acrobat
Lors de l’exportation des données dans Allégroupe, un module de validation verra à vous indiquer les dossiers qui comportent :
Ø des informations similaires ou identiques à un dossier déjà existant;
Ø présentera les dossiers pour lesquels un mouvement a été enregistré;
Ø présentera les nouveaux dossiers qui seront ajoutés.
Consulter la légende au bas de l’écran pour bien identifier les actions qui seront prises.
Un rapport d’évolution permettra d’obtenir les résultats du traitement.
